Handbuch zur Kassenführung

Rechtssichere Kassenführung in der Praxis.

Seit dem 1.1.2023 müssen nunmehr alle elektronischen Aufzeichnungssysteme mit Kassierfunktion (u. a. elektronische und computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen sowie Waagen) mit einer vom BSI zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgerüstet sein. Es greifen die verschärften steuerrechtlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten für die hier hinterlegten Daten.
Welche Aufzeichnungspflichten sind bei der Kassenführung mittels offener Ladenkasse zu beachten? Wie müssen die Aufzeichnungen bei Warenautomaten aussehen? Welche Themen muss eine Verfahrensdokumentation zur Kassenführung beinhalten? Wie sieht die moderne Kassen-Nachschau mit Amadeus Verify aus? Worauf wird bei Betriebsprüfungen geachtet?
Auf diese und weitere Fragen erhalten Sie in der 4. Auflage dieses Handbuchs verständliche Antworten. Die Aufzeichnungspflichten, die zukünftig bei der Kassenführung in Bezug auf Taxameter, Wegstreckenzähler und Geldspielgeräte bestehen, werden ebenso erläutert wie die Straf- und Ordnungswidrigkeitstatbestände (Manipulation, Veränderung von technischen Aufzeichnungen etc.).
Neue Kapitel, die verständliche Sprache, eine Vielzahl von Checklisten, Timelines, Übersichten, Tabellen und viele Beispiele (von der Aufzeichnung bis zur Verbuchung) sorgen für die große Anerkennung des Handbuchs in der Praxis – bei Unternehmern und Unternehmerinnen in bargeldintensiven Betrieben, ihren Steuerberatern und Steuerberaterinnen sowie ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen.
Das Handbuch ist topaktuell. Berücksichtigt werden die Änderungen, die es aufgrund des DAC7-Umsetzungsgesetzes gibt (Stichwort: Gesetz zur Modernisierung der Betriebsprüfung), der neue AEAO zu § 146a sowie die Ergebnisse des DFKA-Round-Table.

Die Autoren Patrick Krullmann und Tobias Teutemacher arbeiten beide in der Finanzverwaltung NRW: Sie beschäftigen sich schon seit Jahren mit den unterschiedlichen Formen der Kassenführung.
Ihre zahlreichen Seminare, u. a. der von NWB zertifizierte „Kassenberater“, oder Webinare, u. a. „Aktuelles aus der Betriebsprüfung“, und Fachbeiträge zeigen das Interesse am Thema.
Im Fachportal „Betriebsprüfung“ der Finanzverwaltung NRW haben sie die Leitfäden „Kassenführung“ und „Kassen-Nachschau“ für die Betriebsprüfer und Betriebsprüferinnen verfasst.
Als Spezialist für elektronische Aufzeichnungssysteme jeder Art beschäftigt sich Patrick Krullmann insbesondere mit der Datensicherung und -aufbereitung sowie der Analyse mit verschiedenen Prüftechniken.
Tobias Teutemacher ist seit nunmehr 27 Jahren bundesweit der anerkannte Fachmann für steuerliche Kassenführung. Ob als Sachverständiger im Finanzausschuss des Deutschen Bundestages oder als Vortragender, er ist in Sachen Kassen und Kassenführung sehr gefragt.

Inhaltsverzeichnis:

I Einführung in die Thematik.
1 Von der Kasse zum elektronischen Aufzeichnungssystem – die Kassenführung im digitalen Zeitalter.
2 Nutzungshinweise zu diesem Handbuch.
3 Begrifflichkeiten.
3.1 Geschäftskasse.
3.2 Kassenbuch.
3.3 Kassenberichte.
3.3.1 Retrograd aufgebaute Kassenberichte.
3.3.2 Progressiv aufgebaute Kassenberichte.
3.3.3 Auf Tabellenkalkulationsprogrammen (z. B. Excel) aufgebaute Kassenberichte.
3.4 Zählprotokolle.

II Gesetzliche Grundlagen.
1 Allgemeines.
2 Einzelaufzeichnungspflicht.
2.1 Einzelaufzeichnungspflicht bei der Kassenführung mittels offener Ladenkasse.
2.2 Ausnahmeregelung zur Einzelaufzeichnungspflicht bei der Kassenführung mittels offener Ladenkasse.
2.3 Einzelaufzeichnungspflicht bei der Kassenführung mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme.
2.3.1 Einzelaufzeichnungspflicht bei elektronischen Aufzeichnungssystemen i. S. d. § 146a AO i. V. m. § 1 KassenSichV.
2.3.2 Einzelaufzeichnungspflicht bei Nutzung von Waagen.
2.3.3 Einzelaufzeichnungspflicht bei Warenautomaten.
2.3.4 Einzelaufzeichnungspflicht bei Taxametern.
2.3.5 Einzelaufzeichnungspflicht bei Geldspielgeräten.
2.3.6 Einzelaufzeichnungspflicht bei Nutzung unterschiedlicher Kassen.
3 Aufzeichnungspflichten im Besonderen.
3.1 Getrennte Erfassung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen.
3.2 Trinkgelder.
3.3 Kassendifferenzen.
3.4 Gutscheine.
3.5 Retouren und Warenrücknahmen.
3.6 Stornierungen.
3.7 Pfandsysteme.
4 Aufzeichnungspflichten bezüglich der Kassenführung bei der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG.
5 Aufbewahrungspflichten.
5.1 Aufbewahrungspflichten nach Handel- und Steuerrecht im Überblick.
5.2 Aufbewahrungspflichten im Zusammenhang mit der technischen Sicherheitseinrichtung.
5.3 Aufbewahrungspflichten beim Wechsel der elektronischen Aufzeichnungssysteme.

III Arten der Kassenführung.
1 Offene Ladenkasse mit Einzelaufzeichnungen.
2 Offene Ladenkasse ohne Einzelaufzeichnungen.
3 Elektronische Aufzeichnungssysteme i. S. d.§ 146a AO i. V. m. § 1 KassenSichV.
3.1 Was ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem i. S. d. § 146 a AO?.
3.2 Auswahl und Inbetriebnahme.
3.3 Dokumentation der Geschäftsvorfälle im eAS.
3.4 Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (zTSE).
3.5 Die Datenschnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K).
3.6 „Timeline“.
4 Andere elektronische Aufzeichnungssysteme, die zukünftig mit einer technischen Sicherheitseinrichtung auszustatten sind.
4.1 Geldspielgeräte.
4.2 Taxameter.
5 Sonstige elektronische Aufzeichnungssysteme.
6 Mischformen.

IV Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (zTSE).
1 Zertifizierung.
2 Auswahl und Inbetriebnahme.
2.1 Hardware-TSE.
2.2 Cloud-TSE.
2.3 Umgebungsschutz.
3 Aufbau und Funktionsweise.
3.1 Sicherheitsmodul.
3.2 Speichereinheit.
3.3 Schnittstelle(n).
3.4 Protokollierung.
4 Ausfall der zTSE.
5 Datensicherheit und -sicherung.

V Der Beleg bei Nutzung eines eAS.
1 Belegausgabepflicht.
1.1 Papierbeleg.
1.2 Digitaler Beleg.
1.3 Beleg über Apps.
2 Mussinhalte eines ordnungsgemäßen Beleges.
2.1 Pflichtangaben nach KassenSichV.
2.2 Vorteil des QR-Codes.
2.3 Sonstige Pflichtangaben.
3 Der Bewirtungsbeleg.
4 Elektronischer Kassenbeleg (EKaBS).

VI Meldepflicht.

VII Die Kassen-Nachschau.
1 Allgemeines.
2 So bereitet sich das Finanzamt auf die Kassen-Nachschau vor.
3 So sollten sich Steuerpflichtige auf die Kassen-Naschschau vorbereiten.
4 Kassen-Nachschau mit Amadeus Verify.
4.1 Belegprüfung mit QR-Code.
4.2 Belegprüfung ohne QR-Code.
5 Übergang von der Kassen-Nachschau zur Außenprüfung.

VIII Datenzugriff der Finanzverwaltung im Rahmen von Außenprüfungen.
1 Rechtliche Grundlagen.
1.1 Zugriffsrechte.
1.2 Mitwirkungspflichten.
1.3 Umfang.
2 Datenexporte.
2.1 DSFinV-K.
2.2 TAR-File.
2.3 GoBD-Export.
3 Prüfungsmethoden der Finanzverwaltung.
3.1 Analyse der TAR-File.
3.2 Analyse der DSFinV-K-Daten.
3.3 Neue Prüfungstechniken.

IX Kassendaten einfach selbst prüfen.
1 Kasseninterne Controllingmodule.
2 So können Sie selbst den QR-Code prüfen!.
3 So nutzen Sie den DSFinV-K-Export für eigene Analysen mit Excel.

X Tax Compliance mit der Kassenführung.
1 Allgemeines.
2 IKS.
3 Beispielhafter Aufbau einer Verfahrensdokumentation zur Kassenführung.

XI Die straf- und bußgeldrechtlichen Aspekte bei der Kassenführung.
1 Kassenmanipulation als Steuerstraftat (§ 370 AO).
1.1 Evolution der Kassenmanipulationen.
1.2 Kassenmanipulationen als schwere Steuerhinterziehung (§ 370 Abs. 3 AO).
2 Die Ordnungswidrigkeitstatbestände des § 379 AO.
3 Fälschung technischer Aufzeichnungen (§ 268 StGB).

XII Folgen einer nicht ordnungsgemäßen Kassenführung.
1 Schätzungsbefugnis dem Grund nach.
2 Schätzungsbefugnis der Höhe nach.

XIII Anlagen.