Framework ECM Intelligence
Workflow-orientiertes Enterprise Content Management mit ECM-Performance-Index zur Qualitätssteuerung
Ayelt Komus
ECM-Framework für die Praxis im Dokumentenmanagement
Im Markt fehlte es bislang an umfassenden und vor allem anbieterneutralen Hilfestellungen für die Vorbereitung und Durchführung von DMS/ECM-Implementierungen. Diese Lücke schließt nun das Framework „ECM Intelligence“ des dii. Es soll den Anwendern eine Orientierungshilfe geben, indem sowohl eine strategische Roadmap zur Planung der DMS/ECM-Initiativen anbietet als auch die praxisnahen Komponenten wie Methoden zur Projektierung und Qualitätssteuerung abbildet.
Dafür gliedert sich das Framework in drei komplementäre, aber separate Teile workflow-orientiertes ECM (wECM) mit Fokussierung auf die Entwicklung von ECM-Strukturen für unterschiedliche Digitalisierungsanforderungen, prozessintegriertes ECM (pECM) zur Einbindung der ECM-Strukturen in ein übergeordnetes Business Process Management und Social ECM (sECM) mit Ausrichtung auf die mobile und kollaborative Nutzung von ECM-Anwendungen.
Der erste und hier vorliegende Teil integriert das DMS/ECM-Thema zunächst in die übergreifenden technologischen und organisationsstrategischen Entwicklungsbedingungen von Unternehmen bzw. Institutionen. Aus dieser perspektivischen Standortbestimmung heraus widmet sich das Framework differenziert der Einführung entsprechender Lösungen, um Anwendern eine durchgängige und unabhängige Projektierungsmethode an die Hand zu geben.
ECM-Performance-Index zur Qualitätssteuerung
An dieses methodische Vorgehensmodell schließen sich Methoden zur intelligenten Qualitätssteuerung an. Zu diesem Zweck wurde der ECM-Performance-Index als operatives Instrument zur flexiblen Qualitätssteuerung entwickelt. Dieses Modell ermittelt kennzahlenbasiert die Produktivität und Wirtschaftlichkeit der DMS/ECM-Prozesse. Es macht unter Berücksichtigung der unternehmensindividuellen Bedingungen die möglichen Optimierungspotenziale erstmals systematisch identifizierbar, um mit gezielten Maßnahmen steuernd auf die Qualitätsverhältnisse einwirken zu können. Damit stellt der ECM-Performance-Index einen wesentlichen Kern des ersten Teils des Frameworks dar.
